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コラム | そうだ!転職をしよう!~書類作成編~

POST:2019.03.05

楽しい転職ライフを送ってますかー!!?

管理人です。

目下転職活動中です。

誰かお仕事ください笑

さて、前回は企業選びというテーマで書いてみました。
ハローワークを使うも良し。
求人サイトを使うも良し。
最近流行りの「リファラル採用(紹介)」を使うも良し。

自分の「軸」を明確に定めておけば、自ずと使う手段は見えてくるかと思います。

今回は、一歩進めて「書類作成について」です。
採用担当者の心を掴む「書類」の作成。
案外難しいものです。

しかし、面接の前の第一関門こそ「書類選考」。
ここでつまずくと『なかなか面接に進めない・・・』という事態になりますので、しっかり記載していきましょう!!

「履歴書」は『手書き』!?

先日、ハローワークにて求人に応募した際の話。
窓口の方から言われました。
「福岡は履歴書『手書き』でお願いします」と。。
もはや数年前の転職からExcel作成の履歴書を使っている管理人。

思わず「えっ!?」と声が出た次第です。

確かに、コンビニや書店など手書きの履歴書は販売されています。
別に手書きが悪いとは言いませんが、
●失敗したら全部書き直し
●悪筆の場合作成に時間がかかる
●今の時代手書きで仕事するケースの方がレア
こういった理由から管理人が基本的に手書きの履歴書を作成することはありません。

実際に採用担当者目線で言わせてもらっても、手書きの書類は読みにくいケースもあり、あまり好きではありません。。
字が綺麗な方ならいいんですけどね。

管理人悪筆だし・・・

また、こういった書類一つとってもExcelスキルのアピールにもなりますし、お互いの時間を短縮できるというのはいいことではないかと!笑

ところが、ハローワークの方が言うには首都圏ならともかく、地方は未だに「履歴書=手書き」という文化が根強いそうで。
書類通過率も手書きの方がいいそうです。

読者の方がどちらの肩を持つかはお任せしますが、ひねくれ者の管理人がどちらで提出したかは想像に難くないかと思います笑

で、実際の作り方は?

本題に入りましょう。

書類作成のポイントです。
まずは履歴書から。

PCで作る場合はあまり気にしなくて済むかと思いますが、手書きの場合は特に
相手の読みやすさに留意しましょう。

文字は「はっきり大きめ」が基本です。
いわゆる「ミミズが這ったような文字」は正直読めません・・・

また、学歴欄は中学卒業以降記載しましょう。
年月を書く欄は西暦・和暦どちらかに統一します。(基本的には和暦が多いかと思います)

書き間違えた場合は、二重線で訂正ではなく一から書き直します!
当然修正ペン等での修正も不可です。

これが意味不明なんですよねえ個人的には・・・

一々書き直さなきゃならないとか履歴書だけでも出費がかさむじゃないか・・・!!

ということになりますので、履歴書を記載するのはしっかりと集中できる環境を整えてから行うのがいいかと思います。

ゆっくり丁寧に書いていただければいいのかなと。

また、市販の履歴書ですと自由記入欄的な場所に「好きな学科」を書く方がたまに見受けられますが、転職の場合は好きな学科ではなく「志望動機」や「これまでの経験」「長所や短所」を記載するようにしましょう。

長所や短所については自己分析よりも「他己分析」も加味してくださいね!
⇒参考記事はこちら(就活生に告ぐ!内定がほしければ「タコ」を調べろ!

ちなみに、管理人は写真は証明写真機で撮影派です。
わざわざ写真屋さんで撮影してもらうにしても、結構費用がかかりますし写真の良し悪しで決まるものではないと考えるからです。

というか、履歴書に写真貼付って必要か・・・??

職務経歴書の作り方

初めて転職する場合、「職務経歴書」って何だ!?となるかと思います。
この職務経歴書こそが転職活動ならではの書類でして、ある意味転職活動の醍醐味でもあります。

職務経歴書とは読んで字のごとく「これまで『どういう会社でどんなことをしていたのか』」を記載する書類です。

この書類こそはPCで作成しましょう!!

市販の履歴書と同封されていますが、市販のものですと
何年何月から何年何月まで務めたという事実しか分かりません。

採用担当者が知りたい情報は、

●どれくらいの期間どういう仕事をしていたのか
●その仕事は今募集している職種と親和性があるのか

といった情報です。

つまり、履歴書以上に採用担当者にアピールするための書類と言うことができます。

職務経歴書に記載する主な内容は以下の通りです。

●勤めていた企業の情報(会社名、事業概要、従業員数、上場有無、資本金、直近の売上高など)
●在籍期間(何年何月~何年何月まで勤めたか。在籍中の場合は何年何月~在籍中と記載)
●所属の部や課の名称
●役職(あれば)
●主な業務内容
●職務要約
●アピールポイント(PCスキルや語学スキル、所持している資格の情報)
●志望動機等

おおざっぱに言えばこんな感じです。
所属の部や課については、社内で異動があった場合時系列ですべて記載しましょう。
当然それに伴って役職や業務内容に変化があるかと思いますので、それについても記載します。

業務内容については、いきなり書き出すとなかなか筆が進まない可能性もあります。
まずはじっくり時間をかけて「棚卸し」しましょう。
箇条書きでもいので、自分がやっていた業務を洗い出してから記載します。
その場合、可能な限り「数値」を載せるとアピールできます。

例1)
私は、〇〇年〇月から採用担当者として新卒採用業務に携わった。

例2)
私は、〇〇年〇月から採用担当者として新卒採用に携わった。
〇〇年度には〇〇名、△△年度には〇〇名の採用を行った。
目標対比では100%を常に達成した。

さて、どちらが説得力があるでしょうか?
数値化できる場合は、このように数値化しておく方が個人的には好感が持てます。

このように、自分が勤めていた企業ごとに書き出していきます。
つまり、転職回数が増えるだけ手間も増えていきます・・・

しかし、その分経験を積んでいるということの証でもありますので、堂々と自信を持って記載しましょう!

繰り返しになりますが、職務経歴書が一番最初にアピールできるものです。
「自分はそんなに大したことしてないよ~」と思う場合は、同僚や友人などに相談してみるといいかと思います。

案外、自分が謙遜しているだけというケースも多いものですからね!

まとめ

まだまだ書きたいことはありますが、あまり長々と書いてもしょうがないので、一旦この辺で。

書類作成にあたってのポイントは以下の通りです。

●読み手が「読みやすいよう」に気をつける
●ポイントとなる場面では数値化する
●だらだら書くよりもはっきり言い切る

何せ自分の分身です。
しっかりと「自分」という商品を相手企業に売り込んでください!笑

という訳で、次回は面接編!

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