文系社会人による「数字」のキホン。趣味〜雑感まで幅広く

段取り

というわけで、今日は段取りのお話。

そう、段取りの重要性って社会人になってからは耳にタコができるレベルで聞かされる話。
でも、なかなか上手にできる人の方が少ない気がします。

かくいう筆者の大の苦手なものの一つでもあります。
どうにも先を見定めてきっちり動くよりも、その場の状況に合わせてアドリブ効かせて動く方が好きな人種なもので・・・

とは言いつつも、段取り一つで色々と楽になるのも事実です。
できないながらも気をつけているポイントを挙げると

・全体像を把握する（期日、必要な人数、必要な物、交渉しなきゃいけない相手など）
★それを一回書き出す
・できるだけわかりやすい表にする
・想定されるイレギュラー事項も洗い出す
・関係者に事前に周知する（直前ではだめ）

さて、一つ一つ詳述しますと。。。

・全体像を把握する

まずはこれ。下書きの下書き。
使う手法は５W２Hだったりします。ここで大まかな流れやどんな人がどう関わるのかを洗い出しておきます。

★一回書き出す

これをしない人が多い。
いきなりExcelで表にしようとすると、たいていミスります。
めんどうですが、紙に書き出すのをオススメします。
修正も速いですし、何より文字を書いたりする方が人間頭が働きます。
紙に書いてから、Excel等で資料にしていく方がいいです。
表にするのはきちんとラフができてからで十分です。

・表にする

書き出したものを表にします。
可能であればガントチャートみたいに時系列がわかりやすいものがいいかと。
社内ルールがあるならそれに準じてください。
ポイントは、誰がどう関わるのか、と時系列がどうなっているのか、です。

・イレギュラー事項も洗い出しておく

全てが順調にいくなら、段取りも不要です。
何か問題が発生する可能性は常に考慮しておくべきです。
トラブル対処に必要な時間も計画に練り込んでおくと「計画性」に厚みが出ます。

・周知

できれば最低でも３日前には周知したいところ。
キックオフミーティングとかするなら尚良しです。
どんな一流の役者でも、セリフを覚える時間は必要です。
また、できるだけ方向性も共有したいところ。特に案件が大きくなるほど関係者は増えます。
人が増えれば方向性がズレる可能性も高まります。

スタートの段階で差がついてる

と、ここまでできもしなことをつらつら書き連ねてみました笑
でも、できる人って本当に段取り上手なんですよね。どこで差をつけるか、というよりもスタートの段階で差がついてるってことですからね。。

できることを伸ばすのもいいですが、苦手も減らしたいところ。
自分も改めて頑張ります！

ところで、段と言えば将棋の「段」をさっさと「取り」たいものです。。