文系社会人による「数字」のキホン。趣味〜雑感まで幅広く

コミュニケーション

まず、大前提として組織の活発化においてコミュニケーションは非常に重要な役割を担います。このコミュニケーションが上手くいっていない、機能不全に陥っている組織は例外なく弱いです。

また、個人的にはいわゆる「報連相」というのが嫌いです。
というのも、この単語部下が上司にするものという感じで成り立っているものだからです。

そもそもコミュニケーションというものは、そういう一方的なものではないと考えています。大手の企業だとわざわざ雑談スペースを設けてまでコミュニケーションを活発化させています。

三人寄れば文殊の知恵。
一人では解決できないことも、複数人の知恵があれば解決できるものだったりします。
ですので、強い企業は例外なく強いコミュニケーションを発揮しているものです。

では、どのようにコミュニケーションを活発化させていくか。

共有している「課題」や「問題点」を解決する

基本的に「課題」や「問題点」を共有できていないとコミュニケーションは発生しません。
昨日見たテレビ番組の話やスポーツの結果の話は、会話の入り口としては有効ですが
業務に無関係すぎる会話は逆効果です。（仲良くするのはいいことですが・・・）

組織におけるコミュニケーションとは、共有している「課題」や「問題点」を解決するためには存在する方が望ましい。

となると、まずは「課題」や「問題点」を共有する『場』がなければなりません。

ボタンのかけ違いみたいなもので、ここで認識が狂うと、その後の修正は難しい。
では、どのように認識していくか。

コミュニケーションの現場は「開かれている」べき

手法は色々あるかと思いますが、間違いなく言えることは「公の場」で行う方が望ましいということ。
コミュニケーションの現場は「開かれている」べきです。

ところが、前々から思うのですが、日本人って基本的に集団で何かを議論することが苦手なようです。
暗黙知や空気を読むことが好まれる文化だからしょうがないのかな、とは思いますが、それでは結果として認識の違いが発生する可能性が高いです。

活発かつ強い組織を作るには、一人ひとりが参画する場を設けて、できるだけその場にいる全員で議論していくしかありません。

てな訳で、「開かれた場」で「全員が参加」する空気感を出すというのがまず必要な作業です。

しかも、こういう場を用意するという発案はトップダウンではなくボトムアップが望ましい。上司が発案して行う会議の場ほど退屈なものはありません。
課題や問題点は常に現場に生じます。という事は、現場が発案しなければ意味をなしません。

さて、ここからは多少テクニカルな話になります。

「参加意識」が持てる会議

まず、会議でもミーティングでもブレストでも何でもいいのですが、司会者（ファシリテーター）が必要です。
通常こういう役割はその組織のトップやエース格が行うことが多いですが、これも疑問です。

上司という存在は基本的に漬物石みたいなもので、どうしても活発な議論を妨げがちです。
エース格も同様。できる人は、自分のやり方に固執する傾向があります。
新しい解決策を見つけたりフラットな議論を行うには、こういう人たちは一歩引いてもらう方がいいでしょう。

会議が複数回あるならば、司会は持ち回りがいいと思います。
引っ込み思案なタイプの人も、これで会議に「参加意識」が持てます。

その他役割を設けるのも有効です。
議事録の作成や、その場でホワイトボードに記入する書記など何か役割を設けておくと緊張感が生まれます。

とは言え、ピリピリしたムードでは活発なコミュニケーションは期待できません。
あくまで、ラフに意見を言い合える環境が望ましい。

発言者を固定しない。全員に発言の機会を与える。
わからない点、不明点は遠慮せずに発言させる。
たったこれだけで劇的にコミュニケーションは改善していきます。

会議は「問題を解決するところ」

また、時間の区切りも明確にしておいた方がいいです。
だらだらと長話になると、議論の方向性はぼやけますし、なによりも飽きます。

持論ですが、基本的に会議というのは「問題を解決するところ」だと思っています。
議題があって解決策がある。これがワンセット。

問題点がわからないのであれば、まず「問題点はどこなのか？」「課題は何なのか」を共有し、次回の集まりでその解決策を模索するのがいと思います。

最悪なのは、事前に用意された資料の音読会のような会議です。
そんなのは資料読めばいい話なので、はっきり言えば時間の無駄です。

人間、未知の局面や新しいアイデアを出したい時ほど集合知に頼った方が効率的です。
日ごろから活発なコミュニケーションを行うことができれば組織は必然的に強くなっていきます。
強い組織は、多少の逆風でもびくともしません。

そういう組織を作ることができれば、働いている社員の意欲も高くなっていくと思います。

こんなところかな・・・？