ビジネス | 引き継ぎエトセトラ

POST:2018.05.20

引き継ぎとは、とネットで検索すると、「引き継ぐこと」と出てきます。

では、引き継ぐとは、とネットで検索すると「前任者の業務などと受け継ぐこと」だそうです。

何気なく使用している単語でしたが、引き継ぎって実はビジネス用語なんですね!

という訳で、今回は引き継ぎについて。

どれくらい丁寧になれるか

転職や異動など、引き継ぎは業務を行なう上でよく発生します。
立つ鳥跡を濁さずの格言通り、「できる」ビジネスマンならスマートに引き継ぎも行なうものです。

ところが、現実は残酷なもので十分な引き継ぎ時間を取ることができなかったり、引き継ぎ資料が不完全だったりと満足のいく引き継ぎを受けることの方が珍しいものです。

個人的な教育方針として、「1〜10までしっかり説明する。勘のいい人なら7くらいまで伝えたら10まで理解する」というものがあります。
一を聞いて十を知るなんてのは迷信です。というか、超人です。

どれくらい丁寧になれるか、というのは引き継ぐも同じ。
なにせ、引き継ぎ相手が全員その業務に精通しているとは限らない訳ですから。

ところが、諸般の事情(引き継ぎ期間がない、資料をつくる時間がない)に加え、「自分が苦労して覚えたんだからお前も苦労しろ」みたいな謎の精神も重なってスムーズな引き継ぎはまるで蜃気楼のように。。。

という嫌な経験を元に、簡単に引き継ぎのポイントを

相手はド素人だと思え!

資料はできるだけ図やイラストを多用する

ポイントになる部分は見せ方を考える(色を変えたり太字にしたり)

「自分だけ」のやり方を作らず、極力誰にでもできるような業務設計をする

専門用語は控える。使う場合は注釈や解説を加える

こんなところでしょうか。
とりあえず、文章だけで書かれたものではなく、画面のキャプチャやフロー図があるだけでも見栄えとしては全然違います。

細かい資料を作るのは、当然引き継ぐ方にも負荷が発生しますが、そこは最後の責務と割り切ってやってもらうしかないのかなと。

だってどうせいなくなるにしても、「あの人できる人だったよね!」と思わせたいじゃないですか!

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