• HOME
  • ビジネス
  • 【必見!?】「働き方改革」の時代は「DIPS」で差をつけろ!~業務効率化のヒント~

ビジネス | 【必見!?】「働き方改革」の時代は「DIPS」で差をつけろ!~業務効率化のヒント~

POST:2019.04.01

皆さんこんにちは!

4月です。
今日からピカピカの新社会人!!という方も多いのではないでしょうか?

おめでとうございます。

管理人、「会社」は嫌いですが「仕事」は割と好きです。
自分で考えて段取り決めて、取り組んで・・・まあ、結構嫌いではない。

さて、新社会人となると「仕事」は基本的に上司や先輩の方からの「指示」で動くことになると思います。

最初はそうかと思いますが、慣れてくれば少しずつ自分でやる余地が増えてきます。
そうなるまで少しの辛抱でしょうか。

今回は、仕事や業務を効率化するためのヒント、「DIPS」について解説していきます。
知っていればそれだけでライバル(?)達に差をつけることができるかもですよ~!

「DIPS」とは??

そもそも「DIPS」って何・・・??
恐らく大半の人がそうでしょう。

「DIPS」とは、1991年に小林忠嗣さんが書いた「知的生産性向上システム―DIPS」という著書で紹介された概念です。
読んで字のごとく、「知的生産性」つまりいわゆる「ホワイトカラー層」の生産性向上に的を絞った考え方となっています。

結構いいこと書いてる本なのですが、一般的な認知度はあまり高くありません。
管理人は、初めて勤めた職場の上司から教えられました。

で、このDIPSの大きな特徴がホワイトカラー層向けのテクニックであるという点です。
時代背景をひも解くと、昔は業務の効率化や改善と言うと、多くの場合「ブルーカラー層」のテクニックを応用した形で使っていました。
トヨタの「カンバン」や「カイゼン」なんかは世界的にも有名なテクニックです。

しかし、それをホワイトカラー層に直接応用するとなると少し無理が生じます。
そういう意味では、この「DIPS」はホワイトカラー層にターゲットを絞っているため十分現代でも応用ができます。

という訳で、DIPSの骨子を説明していきます。

「DIPS」の骨子

「DIPS」について、著者は「正しい仕事の学び方」だとしています。

具体的には、こう述べています。

~以下引用~

一、 知的作業は、限定された時間(二時間以内)に精神力を集中することによって生産性を飛躍的に向上させることができるものである。それ故、精神の集中できる職場環境をどう作るかを学ぶ必要がある。

二、 知的作業に携わる者は、自分の仕事を効率的、効果的に遂行する鍵が『仕事の引き受け方』にあることを認識し、正しい『仕事の引き受け方』の技術を学ばなければならない。正しい『仕事の受け方』とは、
・無駄な仕事や無意味な仕事は受けない。
・受ける時には自分のスケジュールを調整した上で受ける。
・受けた以上は、できるだけ早い時期に詳細な行動計画を立て、完成の目途をつける。
というものであるが、これを上司や顧客の間で上手に実行することはなかなか難しい。それ故、『仕事の受け方』を学ぶ必要がある。

三、 複数の仕事を、生産性高く遂行するためには、仕事のプライオリティ(優先順位)を正しく決定する必要がある。このプライオリティ決定の技術を学ぶ必要がある。

『DIPS運動』より

~引用終わり~

また、「DIPS」は一人ひとりの業務効率化はもちろん、組織単位での効率化を目的としています。
どのような仕事でも、「一人」で完結するものは少なく、多くの場合は「様々な人」と関わることで完結するからです。
そのため、自らの効率化以上に組織的な業務効率化を目指したテクニックも多く駆使されます。

例えば、「根回し」。
日本特有の技術とも言われているこの「根回し」でもありますが、職場内のコミュニケーションを円滑にするためにも不可欠なものでもあります。
この根回しにも『ターゲット明示の原則』『TEMの視点』『HARPの手法』といったテクニックを落とし込み、だれにでも使えるようにしているところが面白い。

今回は、DIPSの数ある理論の中から、「時間の使い方」に焦点を絞った二つのテクニックを紹介します。

「マックス2の原則」と「防衛の三〇(さんまる)運動」

「マックス2」の原則とは、人間の集中力は「最大でも2時間しか持続しない」という点に着目し、それを逆用した手段です。
その2時間に関しては完全に集中する環境を作ります。
例えば、電話応対やメールの返信など、業務に支障が発生する「雑用」については、その時間帯に実行することは避けます。
当然、周囲の人の協力も必要にはなってきますが。。

しかし、様々な業務をマルチタスクでこなすよりも、集中して取り組むのとではどちらが効率的になるかは明らかです。
その2時間全力で集中して取り組む。
これが単純なようで威力を発揮するという訳です。

では、後回しにしていた「雑用」はどう処理すればいいでしょうか?

という訳で活用するのが、「防衛の三〇運動」となります。
これは、雑用や根回しに専念する時間帯を設けるということです。
三〇とは30分のこと。
電話応対やメールの返信、上司への報告などをこの時間帯にまとめてしまいます。

そして、これらを組み合わせて業務遂行していくと・・・

(例)9時出勤~18時退社のケース

09:00~09:30 防衛の三〇運動(朝のメールチェックや上司への報告・確認等の時間に充てる)
09:30~11:30 マックス2の原則(コア業務に集中して取り組む)
11:30~12:00 防衛の三〇運動(進捗の確認、その他連絡事項等に優先して取り組む)
12:00~13:00 昼休憩
13:00~15:00 マックス2の原則(コア業務に集中して取り組む)
15:00~15:30 防衛の三〇運動
15:30~17:30 マックス2の原則
17:30~18:00 防衛の三〇運動

このように、メリハリをつけた働き方で集中する時間帯を多く設けることができます。
特に、雑用や周囲への報告等は集中した業務を阻害する大きな要因となります。
このような業務をまとめてしまうことで、可能な限り集中力を最大化するのが「DIPS」の肝となる部分です。

とは言え、職場の人が全員一斉にマックス2の時間帯に突入してしまうと組織が回らなくなります。
うまく時間帯を分けたりすることで「組織的な」効率化も推進していかなければなりません。

働き方改革というご時世ですし・・・

ここ数年、「働き方改革」が広く叫ばれる世の中となりました。
ここらで「働き方」を変えていきたい個人の皆さん、法人の皆さんに何かヒントにでもなれば幸いです。
「DIPS」については、まだまだ沢山のテクニックがあります。
少しずつ紹介していきますのでよろしくお願いいたします。

一人ひとりの業務が効率化し、組織の効率化ができれば、ライバル企業にも大きく差をつけることが可能になる!
かも知れません笑

ブログランキング・にほんブログ村へ

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

New|最新記事

Ranking|人気記事

Category

Tag

ページトップへ戻る